Sharing Wednesday: ¡Organízate y Sé Más Eficiente!

Bienvenido a #SharingWednesday!

¡Hola! La serie de #SharingWednesday busca educar y crear un ambiente de participación y comunicación entre fotógrafos de distintos niveles de experiencia. Comparto el conocimiento y mis experiencias, con el fin de que me conozcan un poquito menos como la máquina que publica fotos en internet, y un poco más como la chica detrás de ella, sus retos y lo que la inspira en este camino día a día.

A diario, mientras comparto un café, o chateo con algún amigo o fotógrafo aspirante, recibo la misma pregunta: “¿cómo lo haces?” La pregunta más bien se dirige a que aparento tener un control total de mi negocio, y la gente piensa que soy una chica súper metódica y organizada. Esto, nunca ha sido parte de mi naturaleza. Mami felizmente les haría saber lo despistada y desorganizada que puedo ser, si me dejo llevar…

Esto nos regresa a la pregunta que me hacen mucho: ¿cómo lo haces? Pues, estableciendo un workflow. Posiblemente, el workflow es uno de los retos más grandes de un negocio de fotografía. La presencia o ausencia de uno definirá en gran parte el éxito de un profesional en esta industria. Es por eso que en el #SharingWednesday de hoy quiero hablarles un poquito del workflow, y como establecer uno que trabaje tanto para ti, como para tus clientes. 

¿Qué es el workflow? ¿Con qué se come eso?

Miren, llevo un rato pensando cual es la forma correcta de decir workflow en español. No encontré una traducción que no fuera flujo de trabajo, así que simplemente ignoremos el anglicismo y prosigamos con el blog.

El workflow es la palabra en inglés que define la secuencia de los procesos para terminar un trabajo de principio a fin. Cuando no se tiene un workflow, no hay manera de cuantificar el tiempo, ni replicar la secuencia de tareas de un trabajo a otro. Lo que significa que nuestro trabajo es inconsistente, y se abre espacio para errores y retrasos.

Idealmente, antes de comenzar a recibir clientela, debemos definir como será nuestro workflow. Seleccionar las herramientas emplearemos, tener todas las plantillas o templates de cada documento necesario y tener todo el “muñequito” listo para cuando comiencen a llegar clientes.

 

Organización: Un mal necesario

Creo que el mayor reto para un empresario creativo es la organización. Muchos comenzamos en este negocio por nuestro amor al arte, retratar, y mostrar nuestras fotos al mundo. Sin embargo, no debemos olvidar que la prioridad en un negocio deben ser nuestros clientes, que son quienes proveen la estabilidad financiera en nuestro negocio y nuestra vida. Son también, quienes mejor pueden hablar de su experiencia con nosotros, y ayudarnos a construir una reputación.

Creo que todos los que estamos relacionados a la industria de bodas, conocemos mínimo una “historia de terror”, como las llamo, en donde una pareja jamás vio sus fotos de boda. Queremos alejarnos lo más posible de una situación como esa, trabajando eficientemente, y en donde haya comunicación transparente y constante, ayudará a que nuestro servicio sea rápido y de calidad.

Yo no sé ustedes, pero cuando te dedicas a trabajar desde el hogar, es tan fácil aplazar todo… Es por eso, que necesitamos escribir, programar, e imponernos nuestras propias fechas límite para todo, y así mantenernos responsables en un trabajo que fácilmente podríamos tardar mucho.

 

¿Cómo se ve un Workflow?

Aquí un modelo de como se ve mi workflow para un proyecto de boda, de principio a fin:

Pre-Boda

Adquisición de Prospectos
  1. Orientación
  2. Compartir documentos informativos y disponibilidad
  3. Seguimiento (opcional)
  4. Reunión con cliente (opcional)
Adquisición de Clientes
  1. Contratación
  2. Primera transacción monetaria
  3. Envío de confirmación de reservación
Planificación
  1. Cuestionarios para conocer pareja y evento
  2. Sesión Love Story (opcional)
  3. Recordatorios de pago final
  4. Creación de itinerario para día de la boda
  5. Consulta final

Día de la Boda

  1. Fotografiar evento
  2. Llegar a casa directo del evento
  3. Pasar fotos y hacer backup inicial
  4. Seleccionar y editar preview para redes sociales

Post-Boda

  1. Próximo Lunes: hacer selección de imágenes a trabajar
  2. Preparar catálogo de selección para edición
  3. Subir fotos de muestra al cliente, y preparar segundo backup.
  4. Trabajar selección de imágenes para el álbum (opcional)
  5. Someter revisión inicial del álbum a clientes.
  6. Aplicar correcciones finales a todas las imágenes.
  7. Exportar a USB o galería online.
  8. Preparar tercer backup.
  9. Aplicar revisión final del álbum para clientes.
  10. Ordenar y enviar todo por correo.

Publicidad

  1. Preparar publicación para el blog.
  2. Programar publicación del blog en todas las redes sociales.
  3. Compartir imágenes del evento a suplidores.

Naturalmente, este workflow se verá un poco distinto para cada persona. Pero lo importante es que tengas uno que funcione para ti, y que repitas proyecto tras proyecto, para asegurar que no brinques un paso. Quiero hacer énfasis a que como parte de cada proyecto incluyo la parte de publicidad, pues es aunque no es un servicio para el cliente, es importante programar nuestros esfuerzos de mercadeo. Si no, JAMÁS me sentaría a bloggear.

 

Mis Herramientas

We become what we behold. We shape our tools and then our tools shape us. - Marshall McLuhan

Mis herramientas son, probablemente, la razón por la cual aún no he perdido mi cabeza en este negocio tan loco. Siendo mi preparación universitaria en ingeniería, hallar la manera más tecnológica y eficiente de hacer una tarea, es prácticamente mi pan de cada día.

Manejo de Clientes

Hace tres años descubrí Honeybook para manejo de mis clientes, contratos y transacciones. Integrarlo a mi workflow definitivamente ha sido una de las mejores desiciones de mi carrera, porque me hacen todo mucho más automático y fácil. Desde el momento en que el cliente me contacta, hasta el último e-mail que les envío en agradecimiento, todo está integrado.

 

Manejo de Archivos

Trabajar con fotografías, no es difícil cuando son proyectos de 100-200 fotos. Cuando manejas 2,000-5,000 fotografías semanales, es NECESARIO tener las herramientas correctas. Para importar, organizar, hacer backup y seleccionar mis fotos, no he encontrado mejor herramienta que Photomechanic. Es súper rápido y ofrece un montón de opciones para aplicar labels y categorías través de las fotos y hacer la selección/limpieza mucho más rápida. Luego de ahí, importo *solo* la selección final a Lightroom, lo cual hace que el programa funcione mucho mejor.

Para allá para el 2013-2014 vi un taller de Creative Live que me cambió la vida. Era dado por Khara Plicanic, y hablaba de como hacer álbumes de boda utilizando Adobe inDesign. Desde entonces, diseño álbumes de boda en menos de una hora, con total libertad creativa, y en un sistema robusto, como todos los de Adobe.

Un reto bien grande que tienen muchos fotógrafos, es como compartir sus imágenes una vez terminadas.  Smugmug ofrece una manera más atractiva y profesional que compartir un link de un folder en un cloud, además que ofrece opciones de personalizar la apariencia, y de vender impresos para generar un ingreso extra. En mi caso, con las ventas anuales de impresos, la subscripción se paga sola.

Shootdotedit se encarga de hacer mi vida fácil, haciendo la corrección y normalización de tonos de todas mis imágenes, a mi estilo, para yo poder enfocarme en fotografiar y servir a mis clientes.

 

Manejo de Tareas

Yo soy un poco paranoica con tener múltiples backups de todo. Esto incluye mis calendarios. Además de mi calendario en el cloud, desde el año pasado, también llevo una agenda física, que me ayuda también a organizar mi día a día en mi negocio y mi vida personal. En la portada de este blog puedes ver la agenda de Sarah Andersen que me encanta, pues refleja un poco mi sentido del humor, a la vez que me hace sentir responsable.

En mi calendario anoto TODO, esto incluye citas y trabajos, pero también incluye especificar cual día de la semana me dedicaré a programar mis redes sociales y bloggear. Para mi calendario editorial, Asana me ayuda a organizar cuando y en qué orden se publicará cada blog, y Buffer para sincronizar y programar publicaciones en todas las plataformas sociales.

Como bono: uso Quickbooks para organizar mis planillas. La dolorosa, ¡definitivamente es mucho menos dolorosa!

Espero que les sirva de mucho este blog que con mucho amor escribí para ustedes. ¿Qué más quieres saber? ¡Escríbeme en los comentarios!

xo,

Cami

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